申請する内容と、確認・承認の記録を分ける

使う前に確認すること

登録不要。サイトに申請内容を入力したり、ファイルをアップロードしたりする必要はありません。原本を残し、手元のコピーで練習できます。

まず申請する内容を書く

1. ［申請ID］と［内容版］を決め、申請日、希望実施日または期間、部署、申請者、件名を記入します。書式版1と、自分の申請内容の版は別の番号です。
2. 目的と理由には解決したいこと、実施内容には対象・範囲・方法・関係部署への影響を書きます。長くなるときは、文字を小さくする前に段落や別資料を使って整理します。
3. 費用は確認済・未確認・対象外を区別します。確認済なら金額・通貨・税区分と根拠を記入します。未確認を0円で埋めず、確認済みの0円とは分けます。対象外なら理由を残します。
4. 参照する資料は名前・版または日付・社内の保管先で特定します。配布ひな型には資料の埋め込みも自動リンクもありません。認証情報や公開できないURLを書き込まないよう、社内の取扱いを確認します。

これは一般的な記録のひな型です。購買・経費・休暇・機密情報の持出しなど、社内の指定様式や承認経路がある申請は、先にその規定を確認してください。

確認と承認を混ぜない

2ページ目の対応申請ID・対象内容版を、申請ページと一致させます。内容の確認には確認者・日付・確認済/要修正/未確認と残る事項、判断には権限を持つ判断者・日付・承認/差戻し/否認/保留/未判断、対象範囲・根拠・条件・理由を記録します。

確認済みは承認済みではありません。氏名・日付・印の記入だけで本人性や承認権限を証明するものでもありません。条件付きの承認なら実施前に満たす条件と担当を引き継ぎ、実際の承認手続きは社内規定に従います。

内容版2に変えたのに、確認記録が版1のままなら、版2の確認が済んだことにはしません。訂正前コピーと根拠を残し、変更内容に応じて確認・判断を受け直します。このファイルは変更履歴や承認履歴を自動保存しません。承認したという記録と、実際に実施した記録も別です。

コピーを編集して確かめる練習

架空の題材「共有資料の整理」で練習します。実在する人・社内資料・金額を使う必要はありません。下の達成条件を手元の文書と照合してください。ファイルや操作の自動採点、学習記録への加点は行いません。

1. コピーを保存し、申請IDをREQ-0026、内容版を2、件名を共有資料の整理に変更します。確認ページの対応IDと対象内容版も同じにします。達成条件は、2か所のIDと版が一致していることです。
2. 費用を未確認にし、金額を空欄、根拠に「確認先へ照会する」と記入します。確認者の欄を埋めても、判断が未判断なら承認扱いにしません。達成条件は、未確認が0円に置き換わらず、確認と判断が別に読めることです。
3. 実施内容を30行ほどに増やし、末尾に「本文末尾の確認」と記入します。プレビューで最後まで読めること、確認と承認の見出しが次のページから始まることを確かめます。長文では2ページを超える場合があります。

白紙から同じ構成を作る

Wordの白紙文書に、タイトル、申請ID・内容版、申請者と日付、目的・内容・費用・参照資料の見出しを作ります。見た目を太字にするだけでなく、タイトルと見出しのスタイルで階層を付けます。

確認と承認の記録は次のページから始め、対応ID・版、確認と判断、実施前の引継ぎを別々に作ります。空行を大量に入れてページを送らず、改ページや段落の改ページ設定を使います。作成後に配布ひな型と項目・順序・印刷結果を照合する練習です。Wordの操作を再現するブラウザー演習は後続です。

改ページと印刷を確認する

配布初期はレター縦（8.5×11インチ）、左右21mm・上下18mmの余白です。A4にする場合は文書の用紙サイズを変更してからプレビューを見直し、プリンター側の用紙も一致させます。A4へ変更した編集コピーも補助検査しています。

「確認と承認の記録」は段落の「段落前で改ページ」に相当する設定、各見出しは次の段落と分離しにくい設定です。長文は後続ページへ流れます。本文末尾、確認ページのID・版、全判断欄が欠けず、見出しだけ取り残されていないことを確認します。

手元で編集したコピーの無料LibreOffice Writerでの読込み・再保存・再読込みとPDF出力は補助検査です。Windows/Mac/Web版Wordと実プリンターは未検証で、完全互換や社内受入を保証しません。手元の対象版でフォント・改ページ・印刷結果を確認してください。

共有前に見直すこと

申請書には氏名や業務情報が入ります。申請IDも匿名化やアクセス制御にはなりません。共有範囲・閲覧権限・保管期限と、編集後に残る作成者情報・コメント・変更履歴を確認し、必要に応じて社内規定の検査手順を使います。外部由来のファイルを安全だと判定するサービスではありません。

配布物にはマクロ・外部テンプレート・差し込みデータ接続・フィールド命令・埋め込みファイルを含めません。利用のためにマクロ有効化や保護設定の解除を求めることもありません。電子署名、認証・承認ワークフロー、通知・外部同期は含みません。

利用条件と確認した資料

オリジナル書式はCC0 1.0で商用利用・編集・再配布できます。書式版1、更新日2026-10-16。Microsoftの段落と改ページの設定と改ページの挿入を2026-10-16に一次確認しました。各画面の表記や操作位置は対象版で異なる場合があります。

教材を探す ／ Excelの操作と関数