ピボットテーブルの使い方

ピボットテーブルとは（何が起きるのか）

左の一覧を、右のような担当者別・区分別の集計表に 数秒で組み替えられます。集計の切り口（担当別を月別に変える、など）も ドラッグで入れ替えるだけです。

元データを整える

ピボットが失敗する原因は、ほぼここにあります。

手順：ピボットテーブルを作る

1. 元データの表の中のどこか1つのセルをクリックします。
2. 挿入 タブ → ピボットテーブル をクリックします。
3. 範囲が自動で選ばれます。合っていることを確認して OK を押します。
4. 新しいシートに空の枠と、右側に ピボットテーブルのフィールド が出ます。
5. 項目名を下の4つの箱へドラッグします（次で説明します）。

4つの箱の意味

最初は「行」と「値」の2つだけ使ってください。 担当者を行へ、金額を 値 へドラッグすれば、 それだけで担当者別の合計が出ます。慣れてから「列」を足します。

元データを変えたら更新する

🔴 ピボットテーブルは自動では更新されません。元データを直しても、集計表は古いままです。ここが数式との最大の違いです。

1. ピボットテーブルの中のセルをクリックします。
2. ピボットテーブル分析 タブ → 更新 をクリックします。
3. ショートカットは Alt + F5 です。

やってみる

ピボットが内部でしているのは条件付きの集計です。 同じ結果を SUMIFS で書けるようになると、 ピボットの結果が正しいかを検算でき、 「ここは関数のほうが早い」という判断もできるようになります。

よくある失敗

• 「フィールド名が正しくありません」と出る

  見出し行に空白のセルがあります。 すべての列に項目名を入れてください。

• 元データを直したのに集計が変わらない

  更新していません。Alt + F5 を押すか、ピボットテーブル分析 → 更新 をクリックします。

• 合計ではなく件数（データの個数）になる

  その列に文字列が混ざっています。 空白のつもりで半角スペースが入っていることが多いです。 直したうえで、値の欄をクリック → 値フィールドの設定 → 合計 を選びます。

• 同じ担当者が2行に分かれる

  表記がそろっていません。「佐藤」と「佐藤 」（末尾に空白）は別項目になります。プルダウンで入力するようにすれば起きません。

• 追加した行が集計に入らない

  ピボットの範囲が元の行数のままです。元データを Ctrl + T でテーブルに変換しておくと、 範囲が自動で広がります。

仕事ならどれを使う？（関数との使い分け）

自分が中身を確かめたいときはピボット、 決まった形で毎月出す帳票は関数、が実務での分け方です。 ピボットは「データを眺めて傾向をつかむ道具」、 関数は「同じ形を繰り返し作る道具」と考えると迷いません。

特に他人に渡すファイルではピボットを避けるほうが安全です。 受け取った人が更新を忘れると、古い数字のまま報告される事故が起きます。

Googleスプレッドシートの場合

Googleスプレッドシートでも 挿入 → ピボットテーブル で同じことができます。スプレッドシートは元データを変えると自動で更新されるため、 更新忘れの事故が起きません。この点は Excel より扱いやすいところです。

次に読むもの

• 比較SUMIF / SUMIFS で条件つきの合計を出す
• 前提プルダウンで表記をそろえる
• 実務で一緒に使うCOUNTIF で件数を数える
• 次に集計結果を印刷する