備品の所在・貸出と、現物の確認を分ける

使う前に確認すること

登録不要。架空の教材です。原本・訂正前コピー・根拠を別に残して使います。実際の備品・人物・場所や認証情報をサイトへ入力する必要はありません。

1点ごとの備品と、現在または直近の利用を入力する

1. 「備品の確認」B3へ固定の基準日、E3へ現物確認を見直す確認間隔0〜365日を入れます。確認間隔は整理の目安で、法定点検や安全・保証期限の基準ではありません。
2. 「備品記録」A8:O57へ、備品ID・種類・登録保管先ID、所在区分/記録所在ID、利用区分/借用者区分/借用者ID、貸出日/返却期日/返却日、状態確認/現物区分/現物確認日、記録確認日を入れます。
3. 備品IDは一意のAST-と半角数字4桁、場所はLOC-、人物はPER-と半角数字4桁。品名・型番・製造番号、人物や場所との対応表は別の管理資料として保管し、現物と照合します。
4. 所在や借用者が未確認なら区分を未確認、対応するIDを空欄にします。登録保管先と記録上の所在は別の欄で、登録保管先へ自動的に戻しません。

利用区分は保管中・貸出中・返却済・未確認です。保管中は借用者対象外、借用者ID・貸出日・期日・返却日は空欄。貸出中/返却済では貸出日が必要で、借用者は確認済みのIDか未確認を記録します。返却済の借用者IDは直近の借用者です。

保管中へ切り替える前や、次の貸出記録で上書きする前に、直近の記録・根拠・訂正前コピーを別保存します。本表は全履歴の保存、重複予約・重複貸出の検査、過去状態の復元を行いません。

返却期日と実際の返却日を分ける

返却期日は確認できた場合だけ日付を入力し、未確認は空欄です。既知の期日は貸出日以上。返却済なら実際の返却日が必須で、貸出日以上です。同日返却も記録できますが、時刻ごとの順序は検査しません。

貸出中の期日差＝返却期日−基準日。負は返却期限超過、0は返却期日、正は貸出中です。基準日10/31なら期日10/30は−1日、10/31は0日、11/01は1日。期日未確認は日付差も空欄で、0日へ埋めません。

返却済の返却差＝返却日−期日で、正は期日後、0は同日、負は期日前です。AST-0006の10/25返却・10/20期日は5日ですが、現在の返却期限超過件数へ混ぜません。「備品記録」P列は貸出中の期日差、Q列は返却済の返却差です。

利用未確認なら、確認できた直近の借用者・貸出日・期日は残せます。AST-0008の期日10/15が過ぎていても、現在の貸出継続を推定せず「利用未確認」と表示します。分からない状態を返却済にして解消しません。

状態確認と現物確認日を見直す

状態確認は確認済・要対応・未確認、現物区分は確認済・未確認で別々に記録します。確認済みは手元の記録で、修理完了・安全性や使用可能を自動承認する表示ではありません。必要な検査・対応内容と根拠は別保存します。

現物確認済みなら実際に確認した日、未確認なら日付空欄です。確認経過＝基準日−現物確認日。設定した確認間隔と同数までが間隔内で、1日超えたら確認間隔超過。30日設定なら経過30日は間隔内、31日は超過です。0日設定では基準日当日だけが間隔内になります。

現物確認済みは、過去のその日に確認できたという記録です。今日の所在や状態の保証にはしません。記録確認日を更新しても、現物確認日をその日へ置き換えず、確認経過の計算も残します。

AST-0006を返却済みとしていても、状態要対応・現物未確認は残ります。返却日だけで状態確認や現物確認を済ませたことにせず、再貸出可能とも判断しません。

記録要確認の件数と入力不備の違い

種類・所在・利用・借用者の未確認、状態要対応/未確認、現物未確認/確認間隔超過、貸出中の期日未確認/当日/超過がある行を、記録要確認として1行1件で数えます。重なる問題を何件も加えません。0件でも現物の所在・安全性や貸出可能数を証明しません。

必要値欠落、ID形式/重複、区分とID/日付の矛盾、日付の逆行、計算前提の欠落・破損は集計と明細を停止します。単に未確認が残っている状態と、入力不備を区別します。IDが違う実質重複、誤った現物との対応、登録漏れは別照合が必要です。

日付は2020〜2099年・時刻なし。貸出日・返却日・現物確認日≦記録確認日≦基準日。返却期日は未来日も可能です。基準日より古い記録確認日を最新状態の証拠とは扱いません。基準日変更で過去の状態を復元せず、TODAYで自動更新もしません。

50行の予約範囲で、未使用行は入力15欄すべてを空欄にします。行全体で並べ替え、自動拡張はありません。廃棄・紛失・管理除外・売却は、現物と根拠を別の手順で管理し、行を消すだけで処理完了にしません。

印刷と共有

「備品の確認」だけを選び、初期A1:I21、50備品ならA1:I59へ印刷範囲を広げます。A4横・横1ページ・縦固定なし・9行目の見出し繰り返しです。最終備品ID、所在/借用者/期日の空欄、貸出状況、現物・状態の未確認をプレビューで確認します。印刷範囲の設定も参照できます。

IDから人や場所・機器が分かる場合があります。IDは匿名化やアクセス制御ではありません。対応表・記録・印刷物の共有と保管を管理します。配布物にマクロ・外部データ接続はなく、ファイルアップロードもありません。無料CalcとPDFは補助検査で、Windows・Mac版Excelと実プリンターは未検証です。

利用条件と確認範囲

オリジナル部分はCC0 1.0で商用利用・編集・再配布できます。版1、更新日2026-10-16。一次情報確認日：2026-10-16。MicrosoftのAsset managerの項目説明、日付差・COUNTIFSを確認しました。区分・確認間隔・上限・判定は本教材の設計で、Microsoft Listsの連携機能ではありません。

全貸出履歴/予約/重複貸出、承認・責任者/品名/型番/保証・検査証跡の台帳、廃棄/紛失/保険・会計/減価償却、認証情報/端末設定/データ消去・外部通知/同期は含みません。棚卸表や在庫管理表も別の教材で、自動連携しません。